CRM és hírlevél rendszer audit – hogyan találd meg a rejtett bevételszivárgásokat, mielőtt “még több leadet” veszel

• A CRM és hírlevél audit célja nem a “beállítások rendbetétele”, hanem a bevételszivárgások megtalálása
• Három réteget érdemes nézni – adat, folyamat, üzenet
• A legtöbb hiba duplikációból, rossz státuszlogikából és gyenge átadás-átvételből jön
• A hírlevél akkor termel, ha végigvisz az informational – commercial – decision íven
• Az audit végén scorecard + quick wins + 90 napos roadmap kell, nem csak hibajegyzék
• Ha gyorsítani akarsz, SKOOL közösség + tanfolyam + konzultáció együtt ad stabil fejlődési pályát

A legtöbb KKV-nál a CRM és a hírlevél rendszer papíron “megvan” – a gyakorlatban viszont külön életet él. A sales csapat mást lát, mint a marketing. A feliratkozók listája nő, mégsem nő vele a bevétel. És amikor ez fájni kezd, a tipikus válasz az, hogy “kell még forgalom” vagy “kell még egy automatizmus”.

Szakmai szempontból a jobb kérdés az, hogy – ami már most bejön a rendszerbe – abból mennyi jut el valódi érdeklődőig, ajánlatkérésig, vásárlásig. A CRM és hírlevél rendszer audit erről szól: nem eszközt nézünk, hanem bevételi logikát.

Ha a CRM és hírlevél rendszerek teljes képét szeretnéd átlátni (B2B és B2C szemmel, eszközökkel, tanfolyamokkal, referenciákkal), akkor érdemes a kapcsolódó pillér oldalt is megnézni: CRM és hírlevél rendszerek.

Mikor időszerű egy audit – 9 tipikus tünet

Az auditot nem akkor érdemes elkezdeni, amikor “már ég a ház”, hanem amikor a növekedés elkezd drágulni. Az alábbi jelek szinte mindig arra utalnak, hogy a rendszerben van elakadás:

• A feliratkozók nőnek, a hírlevél bevétel nem követi
• A sales szerint “rosszak a leadek”, a marketing szerint “jók a kampányok”
• Duplikált kontaktok, össze-vissza tagek, követhetetlen listák
• Nincs tiszta definíció arra, mi az MQL/SQL, vagy mikor kerül át a lead sales-hez
• Sok a manuális lépés – és mindenki attól fél, hogy “ha hozzányúlunk, elromlik”
• A régi automatikák futnak, de már nem illeszkednek a jelenlegi ajánlatokra
• Nem egyértelmű, miből jön a bevétel – kampányból, automatikából, sales follow-upból?
• A “melegítés” helyett inkább csak hírlevél-kiküldés van, stratégiával kevésbé
• A CRM-ben “van adat”, de döntést nem lehet rá alapozni

Az ügyfeleimnél azt tapasztaltam, hogy ezek mögött ritkán egyetlen hiba van. Inkább több apró, egymásra épülő törés: rossz adat, rossz folyamat, rossz üzenet – és mindhárom egyszerre lassítja a bevételt.

Az audit három rétege – adat, folyamat, üzenet

Egy hasznos audit nem “beállítás-checklista”. Sokkal inkább egy rendszer- és döntéslogikai vizsgálat:

• Adat – milyen minőségű kontaktokkal dolgozol, és mennyire megbízható a forrásuk?
• Folyamat – hogyan mozog a lead a marketingtől a salesig, és hol esik ki?
• Üzenet – mit kap a lead emailben, mikor, és ez mennyire segíti a döntést?

Ha csak az egyik réteget javítod, a másik kettő visszahúzza. Például hiába lesz jobb a hírlevél szöveg, ha a szegmentálás rossz. És hiába tökéletes a pipeline, ha a leadek “hidegen” érkeznek.

1. Adat audit – ez az alap, amin minden elcsúszik

A legtöbb CRM/hírlevél rendszer azért “pontatlan”, mert a bemeneti adatok pontatlanok. Itt nem a mezők számáról beszélünk, hanem arról, hogy a rendszer képes-e jó döntést hozni helyetted.

A data auditnál tipikusan ezeket nézem végig:

• Duplikáció – ugyanaz a cég vagy ember hányféleképpen létezik?
• Forrás – tudod-e, hogy a kontakt honnan jött, és mit “kért” valójában?
• Consent és jogi megfelelés – a feliratkozási logika tiszta-e, és visszakereshető-e?
• Mezők és standardok – van-e egységesítés (iparág, érdeklődési kör, termék, státusz)?
• Event logika – tudod-e, mi számít aktivitásnak (megnyitás, kattintás, oldal, ajánlatkérés)?

Itt szokott kijönni az első “gyors pénz”: a duplikáció és a rossz státuszok miatt a rendszer sokszor túl sok (vagy túl kevés) emberre küld értékes üzeneteket – és ezzel rontja a megtérülést.

2. Folyamat audit – hogyan lesz a leadből bevétel (valójában)

A második rétegben a CRM-et nem admin felületnek, hanem bevétel-folyosónak tekintjük. A kérdés: mikor, milyen feltételekkel, milyen automatizmusokkal jut el a lead a következő lépésig.

Egy jól működő folyamatnál tiszta:

• Mi az a pont, amikor a marketing lead “sales-ready” lesz?
• Ki a felelős a következő lépésért, és mi az SLA (idő, csatorna, feladat)?
• Mik a lifecycle státuszok definíciói – és betartja-e a csapat?
• Milyen scoring vagy szegmentálás jelzi a vásárlási szándékot?
• Milyen automatikák segítik a follow-upot (és melyek akadályozzák)?

Sok auditnál az derül ki, hogy a rendszer valójában “szépen gyűjti a leadeket”, csak épp nincs valódi átadás-átvétel. Ilyenkor a marketing több kampányt futtat, a sales több hideg megkeresést csinál – és közben a legjobb leadek csendben kihűlnek.

Ha eszközoldalról is szeretnél mélyebbre menni egy tipikus KKV-kompatibilis megoldásban, itt egy külön oldal a rendszer szemléletéhez: ActiveCampaign.

3. Üzenet audit – hírlevél, ami nem csak “kimegy”, hanem döntést épít

A hírlevél audit része nem az, hogy “szép-e a sablon”. Inkább az, hogy az email stratégia végigviszi-e az olvasót az informational – commercial – decision íven.

A jó audit itt három dolgot néz:

• Szekvenciák – van-e logikus onboarding, melegítés, ajánlat és visszacsatolás?
• Szelekció – a megfelelő ember a megfelelő üzenetet kapja-e, vagy mindenkinek ugyanaz megy?
• Mérés – tudod-e, melyik email hoz érdeklődést, ajánlatkérést, bevételt?

A leggyakoribb hiba az, hogy a hírlevél “tartalomcsatorna”, de nem “értékesítési előszoba”. Ilyenkor van megnyitás, van kattintás, csak épp nincs döntési lépés. Szakmai szempontból a hírlevél akkor jó, ha segít kockázatot csökkenteni a vevő fejében – és egyértelmű következő lépést ad.

Ha érdekel egy konkrét rendszer bevezetésének és használatának logikája, ezt a cikket érdemes hozzáolvasni: Brevo használata és bevezetése.

Mit kapsz a végén – audit output, ami nem “PDF a fiókba”

Egy jó CRM és hírlevél audit vége nem egy hosszú hibajegyzék. Inkább egy döntési csomag:

• Scorecard – hol van a legnagyobb bevételhatás, és mi a kockázata a javításnak?
• Quick wins lista – 5-10 olyan módosítás, ami minimális munkával mérhető javulást hoz
• Roadmap – mit érdemes 2 hét, 6 hét, 90 nap alatt rendbe rakni
• Governance – ki nyúlhat hozzá, hogyan tesztelünk, hogyan dokumentálunk

Ezzel a struktúrával a csapat nem “még egy rendszert” kap, hanem egy közös működési nyelvet. És ez az a pont, ahol a marketing és sales együtt tud skálázni, nem egymást korrigálni.

Ha szeretnél ebben gyorsabban haladni, érdemes belépni a SKOOL csoportomba – ott sokkal több gyakorlati példa, sablon és audit-szemlélet van, és könnyebb kérdezni is. A témához kapcsolódó YouTube videók is sokat segítenek, főleg ha a beállítások mellett a döntési logikát is látni akarod. A cikk végi Instagram poszt is kapcsolódik ehhez – tipikusan ott szoktam a “gyors jeleket” és mini checklisteket összefoglalni.

‍

5 tipp CRM és hírlevél rendszer auditáláshoz

• Kezdd a definíciókkal – írd le 1 oldalban, mi nálatok az MQL, SQL, opportunity és “elveszett”
• Válassz 1 “kritikus” automatizmust – és tedd át tesztmódba, mielőtt bármit tömegesen módosítasz
• Nézd meg a duplikáció okát, ne csak a tünetet – forrásmező, űrlapok, importok, manuális rögzítés
• Kösd a hírlevelet döntési lépéshez – minden emailben legyen egy egyértelmű következő lépés (nem mindig vásárlás)
• Jelölj ki egy rendszergazdát – legyen gazdája a mezőknek, státuszoknak, tageknek, dokumentációnak

Összefoglaló

A CRM és hírlevél rendszer audit akkor hasznos, ha nem “széppé teszi” a rendszert, hanem csökkenti a bevétel-veszteséget. A kulcs az, hogy a rendszert a vevő útja felől nézd: milyen adat jön be, milyen folyamat viszi tovább, és milyen üzenet segíti a döntést.

Ha ezt a három réteget rendbe rakod, akkor a marketing kampányok és a sales follow-up végre ugyanabba az irányba dolgozik. És jellemzően ilyenkor történik meg az, hogy nem több lead kell – hanem ugyanannyi leadből több bevétel.

Ha szeretnéd, hogy ezt együtt rakjuk rendbe, akkor a következő logikus lépés egy fókuszált audit + implementációs roadmap. Ha pedig inkább házon belül építenéd fel, a kapcsolódó tanfolyamok és a SKOOL közösség segít abban, hogy ne csak “beállíts”, hanem rendszert is gondolj hozzá.