190 fős céges AI-képzéssorozat a Perfekt Zrt. megbízásából

• A Perfekt Zrt. megbízásából egy körülbelül 150 fős, több csoportos vállalati AI-képzéssorozat készült.
• A programban vezetői, pénzügyi, jogi, oktatási és tartalomkészítési területek résztvevői is jelen voltak.
• A képzés a ChatGPT, Microsoft Copilot, Google Gemini és NotebookLM gyakorlati, napi munkába illeszthető használatát mutatta be.
• Kiemelt téma volt az adatbiztonság, a vállalati AI-használat kontrollja és az egyes platformok beállításainak tudatos kezelése.
• A képzés workshop jellegű elemeket is tartalmazott, ahol a résztvevők saját munkafolyamataira készült AI-támogatási példákat dolgoztunk ki.

‍

Egyre több cég jut el oda, hogy a munkatársak már használják az AI-t, de a használat szintje, biztonsága és üzleti haszna nagyon eltérő. Van, aki csak gyors szövegírásra használja a ChatGPT-t, más már Copilotban dolgozik, megint más a Gemini vagy NotebookLM segítségével rendszerez anyagokat. A vezetői kérdés ilyenkor nem az, hogy „kell-e AI”, hanem az, hogyan lehet ezt szervezeti szinten, biztonságosan és tényleges munkafolyamatokra építve bevezetni.

A Perfekt Zrt. megbízásából egy több csoportos, több beosztási szintet és több funkcionális területet érintő AI-képzéssorozatot készítettem egy vállalati ügyfél számára. A képzésben körülbelül 150 fő vett részt, különböző szervezeti egységekből: vezetői, pénzügyi, jogi, oktatási és tartalomkészítéssel foglalkozó területekről.

A program célja az volt, hogy a résztvevők ne csak általánosságban ismerjék meg a mesterséges intelligenciát, hanem a saját napi munkájukban is azonosítani tudják azokat a folyamatokat, ahol a ChatGPT, a Microsoft Copilot, a Google Gemini és a NotebookLM valódi segítséget adhat. A témához kapcsolódó tágabb szakmai háttér a mesterséges intelligencia, ChatGPT és Gemini pillar oldalon is elérhető.

Mi volt a probléma az adott cégnél?

A kiinduló helyzet sok magyar vállalat számára ismerős lehet: az AI-eszközök már megjelentek a napi munkában, de a használat nem volt egységes. Egyes munkatársak aktívan kísérleteztek, mások még csak ismerkedtek az eszközökkel, miközben a vezetői, pénzügyi, jogi és oktatási területeken teljesen eltérő igények jelentek meg.

Egy vezetőnek döntés-előkészítésben, összefoglalók készítésében, meetinganyagok feldolgozásában vagy riportok értelmezésében lehet hasznos az AI. Egy pénzügyi területen dolgozó kollégának a számlák, táblázatok, kimutatások, kategorizálási feladatok és riportok támogatása lehet releváns. Egy jogi osztálynál a dokumentumok értelmezése, összefoglalása, ellenőrzése és az adatbiztonság kérdése kerül előtérbe. Oktatási területen pedig tananyagok összeállítása, házi feladatok előkészítése vagy ellenőrzése, visszajelzések strukturálása és tudásanyagok kereshetősége válhat fontos feladattá.

A másik kihívás az volt, hogy a különböző platformok más logika szerint működnek. A ChatGPT erős általános AI-munkafelületként működik, sokféle kreatív, elemző és operatív feladatra. A Microsoft Copilot szorosan kapcsolódik a Microsoft 365 környezethez, ezért különösen fontos lehet azoknak a cégeknek, ahol az Office, Teams, Outlook, Excel és SharePoint a napi működés része. A Gemini és a Google Workspace pedig azoknál a szervezeteknél adhat erős lehetőséget, ahol a Gmail, Drive, Docs, Sheets és más Google-eszközök adják az irodai infrastruktúrát.

A probléma tehát nem egyetlen eszköz kiválasztása volt. Sokkal inkább az, hogyan lehet a különböző AI-platformokat üzleti folyamatokhoz kötni úgy, hogy közben a munkatársak értsék az adatbiztonsági beállításokat, a platformok korlátait és a gyakorlati felhasználási lehetőségeket.

Ügyfeleinknél egyre gyakrabban találkozunk azzal a helyzettel, hogy a mesterséges intelligencia használata már megjelent a szervezetben, ugyanakkor hiányzik az egységes tudás és a tudatos alkalmazás. A Perfekt számára fontos, hogy olyan képzési programokat kínáljunk, amelyek nemcsak technológiai ismereteket adnak át, hanem valódi üzleti értéket teremtenek a résztvevők és a szervezet számára is - mondta Forgó Melinda, a Perfekt Zrt. CEO-ja

Mi volt a megoldás az adott problémára?

A képzéssorozatot több csoportra és több alkalomra bontva építettük fel. A program márciusban és áprilisban zajlott, online formában. A résztvevők számára az oktatásokról felvétel készült, amelyet korlátozott ideig vissza tudtak nézni. Emellett az egyes alkalmakhoz összefoglalók is készültek, hogy a tanultak könnyebben feldolgozhatók és visszakereshetők legyenek.

A képzés egyik fontos szempontja az volt, hogy ne csak előadás jelleggel mutassuk be az AI-eszközöket, hanem valós, napi munkában előforduló feladatokon keresztül vizsgáljuk meg a használatukat. Ezért a képzés workshop jellegű elemeket is tartalmazott: a résztvevők saját folyamataiból indultunk ki, és ezekre építve néztük meg, hogyan lehet AI-támogatást adni az adott feladathoz.

A programban végignéztük a ChatGPT, a Microsoft Copilot és a Google Gemini alapfelületeit, fontosabb beállításait, adatbiztonsági szempontjait és gyakorlati funkcióit. Külön foglalkoztunk azzal, hogy egy vállalati környezetben nem mindegy, milyen adat kerül be egy AI-eszközbe, milyen előfizetésen keresztül használják a rendszert, és milyen belső szabályok mellett lehet biztonságos a használat.

A képzés során több tipikus irodai és szakmai folyamatot is feldolgoztunk. Ide tartozott az e-mailes kommunikáció támogatása, dokumentumok összefoglalása, számlák csoportosítása és feldolgozása, oktatási tananyagok előkészítése, házi feladatok ellenőrzésének támogatása, cikkírás, marketinges tartalmak előállítása, képi tartalomkészítés, riportolás, adatfeldolgozás, diagramok és kimutatások készítése.

Ez a megközelítés azért működött jól, mert nem egy általános „AI-bemutatót” tartottunk, hanem szerepkörökre és munkafolyamatokra fordítottuk le az eszközhasználatot.

ChatGPT - általános AI-munkafelület, tartalomkészítés és gondolkodástámogatás

A ChatGPT esetében az alapfelület, a beállítások és a gyakorlati használat áttekintése volt az első lépés. Megnéztük, hogyan lehet pontosabb instrukciókat adni, hogyan érdemes kontextust biztosítani, és hogyan lehet a válaszokat úgy finomítani, hogy azok üzletileg is használhatóbbak legyenek.

A résztvevők számára különösen fontos volt, hogy a ChatGPT-t ne csak szövegíró eszközként kezeljék. A platform jól használható ötletelésre, dokumentumok strukturálására, hosszabb anyagok összefoglalására, döntési szempontok előkészítésére, oktatási anyagok vázlatolására és marketinges tartalmak előállítására is.

A képzés során foglalkoztunk cikkírással, marketinges szövegek készítésével, képi tartalmak előkészítésével és olyan promptolási logikákkal is, amelyek segítenek abban, hogy a válasz ne általános legyen, hanem az adott cég, részleg vagy munkafolyamat szempontjaihoz igazodjon.

Aki mélyebben szeretné megérteni a ChatGPT üzleti használatát, annak kapcsolódó anyagként a ChatGPT oktatás és tanfolyam oldal is jó kiindulópont lehet.

Microsoft Copilot - AI a vállalati Microsoft-környezetben

A Microsoft Copilot esetében az volt a fő kérdés, hogyan lehet az AI-t beilleszteni egy Microsoftos vállalati működésbe. A képzésen áttekintettük, milyen lehetőségek vannak a Microsoft 365 környezetben, hogyan támogathatók az irodai folyamatok, és milyen szerepe lehet a Copilotnak az Outlook, Teams, Word, Excel vagy más kapcsolódó eszközök használata mellett.

Külön figyelmet kapott az automatizáció és az agentek témája. Megnéztük, milyen logika mentén lehet olyan AI-támogatott megoldásokat felépíteni, amelyek nem csak egy-egy kérdésre válaszolnak, hanem egy munkafolyamat egy részét is segítenek végigvinni.

Például egy vezetői vagy pénzügyi környezetben nem az a legnagyobb érték, hogy az AI „ír egy szöveget”, hanem az, hogy segít értelmezni egy riportot, előkészít egy összefoglalót, kiemeli a fontos eltéréseket, javaslatot ad a következő lépésekre, vagy támogatja az adatok rendezését és vizualizálását.

A Copilot kapcsán ezért nemcsak funkciókat mutattunk be, hanem döntési logikát is: milyen feladatra érdemes használni, mikor kell emberi ellenőrzés, és milyen folyamatokban lehet valódi időnyereséget elérni.

A program összeállításakor arra törekedtünk, hogy a résztvevők a saját munkakörükből kiindulva ismerjék meg az AI lehetőségeit. Tapasztalatunk szerint a legnagyobb eredményt azok a képzések hozzák, amelyek a napi munkafolyamatokhoz kapcsolódnak, és azonnal alkalmazható tudást adnak - mondta Forgó Melinda, a Perfekt Zrt. CEO-ja

Gemini és NotebookLM - Google Workspace, tudásanyagok és döntéstámogatás

A Google Gemini és a NotebookLM esetében azt vizsgáltuk meg, hogyan támogatható a napi munka Google Workspace környezetben. A Gmail, Drive, Docs és Sheets használata sok cégnél alapvető, ezért különösen fontos volt megmutatni, hogyan tud az AI ezekhez a folyamatokhoz kapcsolódni.

A Gemini esetében megnéztük, hogyan lehet e-mailes kommunikációt támogatni, hogyan lehet dokumentumokkal dolgozni, és hogyan lehet a Google-ös munkakörnyezetben AI-alapú segítséget adni a napi feladatokhoz.

A NotebookLM különösen hasznos lehet olyan helyzetekben, ahol több dokumentumból, tananyagból, belső leírásból vagy háttéranyagból kell gyorsan dolgozni. Oktatási területen például jól használható tananyagok feldolgozására, kérdések előkészítésére, összefoglalók készítésére vagy egy adott tudásanyag kereshetőbbé tételére.

A képzésen azt is megnéztük, hogyan lehet a Google-ös környezetben adatfeldolgozási, táblázatkezelési, riportolási és vizualizációs folyamatokat AI-val támogatni. Ez azért volt fontos, mert a legtöbb irodai munkában az AI egyik leggyorsabban megtérülő felhasználási területe nem a látványos kreatív tartalomgyártás, hanem a sok apró adminisztratív, elemző és összefoglaló feladat gyorsítása.

Adatbiztonság és AI-governance - a képzés egyik legfontosabb rétege

A képzéssorozat egyik hangsúlyos eleme az adatbiztonság volt. Vállalati AI-használatnál ez nem mellékes téma, hanem alapfeltétel.

A résztvevőkkel áttekintettük, milyen beállításokra érdemes figyelni az egyes platformokon, milyen típusú adatokat nem célszerű kontroll nélkül AI-eszközökbe másolni, és hogyan kell gondolkodni érzékeny céges, személyes, pénzügyi vagy jogi információkról.

Ez különösen fontos volt azért, mert a képzésben több olyan funkcionális terület is részt vett, ahol a napi munka során bizalmas információk jelenhetnek meg. Pénzügyi, jogi vagy vezetői területen az AI használata jelentős időnyereséget hozhat, de csak akkor, ha a munkatársak értik a kockázatokat is.

Szakmai szempontból az ilyen képzéseknél nem elég megmutatni, hogy „mit tud az AI”. Ugyanilyen fontos megtanítani, hogy mikor nem szabad vakon használni, hogyan kell ellenőrizni az eredményt, és milyen esetekben szükséges belső szabályozás vagy vezetői döntés.

Workshop jellegű példák - amikor a résztvevők saját folyamataira fordítottuk le az AI-t

A képzéssorozat egyik legerősebb része az volt, hogy nem előre gyártott, általános példákon dolgoztunk kizárólag. Több alkalommal a résztvevők saját munkafolyamatait vettük elő, és ezek alapján vizsgáltuk meg, hogyan lehet AI-támogatást építeni a napi működésbe.

Ez a gyakorlatban azt jelentette, hogy nem csak azt néztük meg, hogyan kell egy jó promptot írni, hanem azt is, hogyan lehet egy teljes feladatot újragondolni. Például hogyan lehet egy beérkező dokumentumot feldolgozni, abból összefoglalót készíteni, a lényeges adatokat kiemelni, majd döntési vagy kommunikációs anyaggá alakítani.

Az ilyen workshop jellegű munka azért fontos, mert a céges AI-használat valódi értéke ritkán egyetlen promptban jelenik meg. Sokkal inkább abban, hogy a munkatársak megtanulják felismerni: melyik feladatrész ismétlődő, melyik igényel emberi döntést, hol segít az AI gyorsítani, és hol kell különösen erős ellenőrzést beépíteni.

Ez a szemlélet hasonló volt ahhoz, amit más céges AI-oktatási projektekben is alkalmaztam, például a céges mesterséges intelligencia oktatásról szóló referenciaanyagban bemutatott megközelítésnél is.

Mitől működött jól a képzéssorozat?

A program nem egyetlen AI-eszköz bemutatására épült, hanem arra, hogy a résztvevők össze tudják hasonlítani a legfontosabb platformokat. Ez különösen hasznos volt, mert egy közepes vagy nagyobb szervezetben ritkán lehet egyetlen eszközzel minden igényt jól lefedni.

Különösen értékesnek tartom, hogy a program egyszerre tudott stratégiai szemléletet és gyakorlati tudást adni a résztvevőknek. A mesterséges intelligencia ma már nem jövőbeli lehetőség, hanem olyan kompetencia, amelynek tudatos fejlesztése versenyelőnyt jelenthet a szervezetek számára. A Perfekt küldetése, hogy ebben a fejlődésben megbízható partner legyen ügyfelei számára - mondta Forgó Melinda, a Perfekt Zrt. CEO-ja

A ChatGPT erős általános gondolkodási, szövegalkotási és kreatív munkafelületként jelent meg. A Copilot a Microsoftos vállalati működéshez kapcsolódó lehetőségeket mutatta meg. A Gemini és a NotebookLM pedig a Google Workspace, a tudásanyagok, a dokumentumfeldolgozás és a Gmail-alapú munkafolyamatok felől adott gyakorlati megoldásokat.

A több alkalmas, csoportokra bontott oktatási forma lehetővé tette, hogy a résztvevők ne csak passzívan hallgassák az anyagot, hanem a saját területük kérdései is megjelenjenek. Az online forma, a visszanézhető felvételek és az összefoglalók pedig segítették az utólagos feldolgozást.

Az ügyfeleimnél azt tapasztaltam, hogy a céges AI-képzések akkor hoznak valódi eredményt, ha nem pusztán inspirációt adnak, hanem konkrét munkafolyamatokat alakítanak át. Ebben a projektben is ez volt a legfontosabb: az AI ne külön „extra eszköz” legyen, hanem a napi irodai, vezetői, pénzügyi, jogi, oktatási és tartalomkészítési munka természetes támogatója.

Üzleti tanulságok

A projekt egyik fő tanulsága, hogy a céges AI-bevezetésnél az oktatás nem opcionális kiegészítő, hanem a siker egyik alapfeltétele. Ha a munkatársak különböző szinten, eltérő eszközökkel és eltérő adatbiztonsági tudatossággal használják az AI-t, akkor a szervezet egyszerre nyerhet hatékonyságot és vállalhat felesleges kockázatot.

A másik tanulság, hogy a cégméret növekedésével egyre fontosabb a strukturált megközelítés. Egy 150 fős résztvevői körnél már nem elég egy általános bevezető előadás. Itt szerepkörökre, funkciókra, platformokra és konkrét munkafolyamatokra kell bontani az oktatást.

A harmadik tanulság, hogy a legnagyobb érték gyakran nem ott jelenik meg, ahol elsőre várnánk. Nem csak a marketinges tartalomkészítésben vagy a látványos képgenerálásban van üzleti haszon. Legalább ilyen fontos lehet a számlák rendszerezése, riportok értelmezése, oktatási anyagok feldolgozása, jogi dokumentumok előkészítése, e-mailek strukturálása vagy vezetői döntés-előkészítő anyagok gyorsabb elkészítése.

5 gyakorlati tipp céges AI-képzés tervezéséhez

1. Ne eszközből, hanem munkafolyamatból indulj ki. A kérdés ne az legyen, hogy „mit tud a ChatGPT”, hanem az, melyik napi feladat gyorsítható vagy javítható AI-val.
2. Külön kezeld a szerepköröket. Egy vezetőnek, egy pénzügyesnek, egy jogi munkatársnak és egy oktatási területen dolgozó kollégának nem ugyanaz az AI-használati térképe.
3. Az adatbiztonság legyen az első órák része. A munkatársaknak érteniük kell, milyen adatot, milyen platformon és milyen beállítás mellett kezelhetnek.
4. Hasonlítsd össze a platformokat. A ChatGPT, a Copilot és a Gemini más erősségekkel rendelkezik, ezért vállalati környezetben fontos látni, melyik mire alkalmas.
5. Készüljenek visszanézhető anyagok és összefoglalók. Egy nagyobb céges képzésnél a tudás akkor hasznosul igazán, ha a résztvevők később is vissza tudják keresni a példákat és folyamatokat.

Összefoglaló

A Perfekt Zrt. megbízásából megvalósított AI-képzéssorozat jó példája annak, hogyan lehet egy vállalati AI-oktatást nem általános inspirációs előadásként, hanem gyakorlati, munkafolyamatokra épülő fejlesztési programként felépíteni. A körülbelül 190 fős résztvevői kör, a több funkcionális terület és a több platformot érintő tematika miatt a képzés egyszerre adott stratégiai áttekintést és operatív, napi szinten használható tudást.

A projekt egyik legfontosabb tanulsága, hogy a céges AI-használat akkor válik valódi üzleti előnnyé, ha az eszközhasználat, az adatbiztonság, a szerepkörök és a konkrét munkafolyamatok együtt jelennek meg az oktatásban. A ChatGPT, a Copilot, a Gemini és a NotebookLM önmagukban is hasznos eszközök, de a valódi érték akkor jön létre, amikor a munkatársak megértik, melyik platformot milyen feladatra érdemes használni.

‍

‍