CRM és marketing automatizációs spórolási tippek és trükkök

• A CRM költségei jellemzően nem a licencár miatt szaladnak el, hanem a rosszul beállított csomagok, kontakt-számok, felesleges funkciók és nem optimalizált automatizmusok miatt.
• Az első lépés mindig audit – mielőtt váltanál, nézd meg, mi termel valódi üzleti értéket, és mi csak „fut a háttérben”.
• A HubSpot mellett az ActiveCampaign sok KKV-nál jó választás lehet, ha erős automatizációt és email marketinget szeretnél költséghatékonyabban.
• Az optimalizálás kulcsai: csomagméret, kontakt-higiénia, szegmentálás, ütemezés, személyre szabás és riportolás.
• Ha a CRM nem mérhetően támogatja a sales-t, akkor a rendszer „költség” marad – nem befektetés.

Miért fontos az áttekintés, mielőtt bármit változtatsz?

A CRM és automatizációs rendszerek költségei sokszor nem azért magasak, mert „drága az eszköz”, hanem mert a vállalkozás idővel ráépít egy csomó olyan működést, amit már senki nem felügyel. Tipikus példa – nő a kontaktadatbázis, duplikálódnak listák, futnak automatikák, amiket már nem használtok, a csapat pedig közben más csatornákból próbálja pótolni a hiányzó eredményt.

Az első lépés ezért nem a „melyik eszköz olcsóbb?”, hanem az, hogy pontosan lásd:

• mi hoz leadet, ajánlatkérést, bevételt
• mi csak adminisztrációt termel
• és hol folyik el a pénz úgy, hogy közben nincs hozzáadott érték

Ha szeretnél átfogóbb képet arról, hogy a CRM hogyan illeszkedik a marketing és sales folyamataidba, ezt a logikát a CRM és hírlevél rendszerek oldalon is részletesen bontom.

Hatékonyabb eszköz keresése – mikor érdemes alternatívát nézni?

Van az a pont, amikor az optimalizálás már kevés, és üzletileg jobb döntés egy másik rendszerre átállni. Ez jellemzően akkor történik meg, ha a jelenlegi eszköz:

• túlkomplex a csapat érettségéhez képest
• aránytalanul drága a ténylegesen használt funkciókhoz viszonyítva
• vagy olyan csomagkényszerek vannak benne, amik miatt feleslegesen fizetsz

Ilyenkor érdemes három szempont alapján gondolkodni.

1) Ingyenes vagy olcsó alternatívák

Nem mindig az „ingyenes” a jó, de sokszor van olyan kedvezőbb árú eszköz, ami a te cégednél ugyanazt az üzleti hasznot adja. A kérdés nem az, hogy mit tud elméletben, hanem az, hogy a következő 6–12 hónapban milyen folyamatokat akarsz valósan futtatni.

2) Teljesítmény–ár arány

A jó döntés itt az, ha a költség és a működés összhangban van. Ha a csapatod 10-ből 3 funkciót használ, akkor az „enterprise” jellegű csomagok ritkán térülnek meg.

3) Funkciók összehasonlítása üzleti logikával

A listahelyett érdemes folyamatban gondolkodni:

• honnan jön a lead
• milyen lépések mentén válik MQL-ből SQL
• mikor kap sales feladatot
• mikor kap automatizált edukációt
• és hogyan mérsz vissza

Ha ez megvan, az eszköz kiválasztása sokkal tisztább.

ActiveCampaign mint költséghatékony alternatíva – mikor jó választás?

A HubSpot egy erős, „all-in-one” irány, de nem minden KKV-nak van szüksége ugyanarra a komplexitásra. Az ActiveCampaign sok esetben akkor ad jó ár-érték arányt, ha:

• az email marketing és automatizáció fontosabb, mint a nagyon mély CRM enterprise logika
• gyorsan szeretnél működő szegmentálást és személyre szabott kommunikációt
• és a cél a stabil, ismételhető ügyfélszerző rendszer

Az ActiveCampaign működését és pozícióját a KKV-k eszköztárában a ActiveCampaign oldalon is összeraktam.

Meglévő eszköz optimalizálása – a legtöbb pénz itt marad a cégnél

Mielőtt bármit lecserélnél, érdemes végigmenni egy „takarékossági” checklisten, mert sok esetben a költségcsökkenés 20–40%-a váltás nélkül is elérhető.

1) Alapos áttekintés

Nézd meg, mi fut a rendszerben:

• hány automatizmus aktív
• hány lista, tag, szegmens van
• mennyi a duplikáció
• mi volt az utolsó 30–90 napban valóban használt funkció

A cél nem az, hogy „rend legyen”, hanem az, hogy üzletileg tiszta kép alakuljon ki – mi termel, és mi csak költséget okoz.

2) Használaton kívüli funkciók letiltása

Sok előfizetés azért drága, mert a csapat „bekapcsolva hagy” dolgokat, amik már nem kellenek. Ilyen például:

• felesleges felhasználói hozzáférések
• régi integrációk
• olyan add-onok, amiknek nincs aktív folyamata

3) Előfizetés méretének optimalizálása

KKV-knál a költség gyakran a kontakt-számon és a csomagszinten múlik. Ha nincs kontakt-higiénia (inaktív, duplikált, régi kontakthalmaz), akkor a rendszer lényegében a „digitális raktárat” árazza be neked.

Automatizáció finomhangolása – kevesebb költség, több eredmény

A költségoptimalizálás nem csak vágás. Sokszor a finomhangolás hozza a legnagyobb hozamot.

1) Ütemezés optimalizálása

Az automatikák időzítése sokszor pazarló – túl gyakran küld, rossz időben, rossz szegmensnek. A jó ütemezés nem csak költséget csökkent, hanem javítja a deliverability-t és a konverziót is.

2) Szegmentálás

A szegmentálás nem „marketing játék”. Üzletileg azt jelenti, hogy ugyanazzal a költséggel több relevanciát kapsz. Kevesebb kiküldés, jobb eredmény, kevesebb leiratkozás.

3) Személyre szabott kommunikáció

A személyre szabás nem attól lesz jó, hogy a keresztnév be van húzva. Attól lesz jó, hogy a tartalom a döntési helyzethez illeszkedik – és ez közvetlenül javítja a pipeline minőségét.

Riportok, workflow-k, képzés – a rejtett költségek csökkentése

Sok vállalkozásnál a CRM azért drága, mert minden változtatás „külön projekt”, és a csapat nem tud önállóan dolgozni benne. Itt három pont szokott fordulópont lenni.

• Testreszabható riportok – hogy ne érzésből dönts, hanem számokból
• Egyéni workflow-k – hogy a sales és marketing ne két külön világ legyen
• Képzés és belső tudás – hogy ne egy ember legyen „a CRM-es”, hanem legyen működés

Az ügyfeleimnél a leglátványosabb eredmények akkor jönnek, amikor a CRM nem egy szoftver, hanem egy vezetői döntési rendszer. Jó példa erre, amikor egy webshopnál a CRM automatizációk rendezése konkrét bevételtermelő folyamattá áll össze – erről a Shoperia referencia anyagon is látszik, hogyan lehet a működést strukturálni.

‍

5 tipp, amivel gyorsan csökkentheted a CRM költségeit

1. • Készíts 60 perces auditot – listák, duplikációk, automatizmusok, aktív funkciók.
2. • Vágd le az inaktív kontaktokat és vezess be kontakt-higiéniai szabályt.
3. • Szegmentálj erősebben – kevesebb kiküldés, jobb konverzió, kisebb zaj.
4. • Minden automatizmus végére tegyél egyetlen következő lépést – különben csak aktivitás lesz, üzlet nem.
5. • A csomagot a valós használathoz igazítsd – ne „majd egyszer kelleni fog” logikával fizess.

Összefoglaló

A CRM és marketing automatizáció költségei nem sorsszerűek. A legtöbb KKV-nál a kiadások azért nőnek, mert nincs rendszeres audit, nincs kontakt-higiénia, és az automatizációk nem a döntési helyzetekhez vannak hangolva. Az első lépés ezért mindig a tisztánlátás – mit használ a csapat, mi hoz eredményt, és hol folyik el a pénz.

Ha a jelenlegi rendszer túl drága a valós használathoz képest, akkor érdemes alternatívában gondolkodni – a HubSpot mellett sok esetben az ActiveCampaign is jó irány lehet, ha a cél költséghatékony automatizáció és stabil működés.

Ha szeretnél ebben gyorsan rendet tenni, csatlakozz a SKOOL közösséghez, vagy kérj konzultációt – ott a saját folyamataid alapján tudunk dönteni arról, hogy optimalizálás vagy váltás a jobb következő lépés. (A cikk végi Instagram poszt is kapcsolódik ehhez, és a YouTube csatornámon is találsz gyakorlati példákat CRM rendszerekhez.)