MetaINF – HubSpot CRM bevezetés referencia

‍

A MetaINF sok hazai IT-s szakember számára ismerős lehet, nem véletlen, hiszen világszerte vannak ügyfeleik, így itthon is sok céggel dolgoznak együtt.

Számukra a MNDWRK-ön keresztül dolgoztam együtt. Az ő oldaluk is Webflow rendszerre épült, emellett HubSpot implementációban segítettem a csapatot.

Mi volt a probléma az adott cégnél?

A MetaINF sok hazai IT szakember számára ismert szereplő: évtizedek óta jelen vannak a piacon, világszerte szolgálják ki ügyfeleiket, és számos magyar nagyvállalattal működnek együtt. A projekt keretében a MNDWRK-ön keresztül dolgoztam velük együtt, ahol két területet kellett egyszerre kezelni:

• a Webflow alapú weboldal működésének támogatását,
• valamint a HubSpot rendszer évek alatt kialakult adat- és jogosultsági káoszának rendbetételét.

Ez utóbbi volt a valódi üzleti probléma.

A HubSpot – bár erős, skálázható és rugalmas rendszer – könnyen válik áttekinthetetlenné, ha több csapat, több év és többféle logika szerint épül.
A MetaINF esetében a kihívást az jelentette, hogy:

• a hozzáférések és jogosultságok évek alatt átstrukturálódott,
• a listák, szegmensek és adatmezők elavultak vagy duplikálódtak,
• a régi workflow-k már nem illeszkedtek a jelenlegi üzleti folyamathoz,
• és a teljes CRM-rendszer nem volt egységes logika alatt kezelhető.

Ez a probléma sok, hosszú ideje működő B2B vállalatnál jelen van. Az adatbázis „szétcsúszik”, a rendszer átláthatatlanná válik, és ez akadályozza a hatékony értékesítési munkát.

A MetaINF esetében a cél egy tiszta, következetes, stabilan működő HubSpot architektúra megteremtése volt.

Mi volt a megoldás az adott problémára?

A megoldást egy struktúrált, több szakaszból álló nagytakarítás és újrakonfigurálás jelentette, kifejezetten a „Clean Code” szemlélet szerint.

1 – Mélyrendszerű audit: hogyan áll most a HubSpot?

A projekt elején részletesen feltérképeztem:

• a felhasználói szerepköröket és jogosultságokat,
• a listák és szegmensek aktuális állapotát,
• a meglévő workflow-kat és automatizmusokat,
• a kontakt- és céges rekordok adatminőségét,
• a rendszerben lévő redundanciákat és inkonzisztenciákat.

Az audit hamar világossá tette, hogy nem finomhangolásra, hanem új alapokra helyezett felépítésre lesz szükség.

2 – A „Clean Code” logika szerinti új koncepció kialakítása

A következő lépés egy új CRM-koncepció megalkotása volt.
Ennek célja:

• az egyszerűség,
• a követhetőség,
• az egységes naming convention,
• a tiszta adatstruktúra,
• és a könnyű skálázhatóság biztosítása.

Ez a megközelítés nagyon hasonlít a fejlesztésben ismert „Clean Code” gondolkodásmódhoz – csak itt CRM rendszerekre alkalmazva.

3 – Nagytakarítás és adatstruktúra rendezése

Ez volt a projekt legidőigényesebb része.
Élő egyeztetések, konzultációk és iterációk során:

• töröltük a felesleges listákat és rekordokat,
• átszerveztük a jogosultságokat,
• tisztítottuk és egységesítettük az adatmezőket,
• új workflow-kat hoztunk létre,
• rögzítettük a használati szabályokat és konvenciókat.

Az eredmény egy olyan HubSpot rendszer lett, amely végre tükrözi a MetaINF jelenlegi működését és üzleti céljait.

4 – Megelőző mechanizmusok kialakítása

Egy CRM rendszer csak akkor marad hosszú távon rendezett, ha a karbantartási logika is beépül a csapat működésébe.

Ezért kialakítottunk:

• használati irányelveket,
• adatkezelési szabályokat,
• jogosultságkezelési protokollokat,
• és olyan folyamatokat, amelyek kizárják a rendszer újabb „szétcsúszását”.

A HubSpot platform előnyeiről itt olvashatsz részletesen:
HubSpot CRM és marketing rendszer

Milyen eszközöket használtam?

HubSpot

A MetaINF esetében a HubSpot teljes körű auditja és újrafelépítése került a fókuszba.
A platform integrált marketing-, sales- és ügyfélkezelési megoldása ideális nagyobb B2B vállalatok számára, ahol:

• sok felhasználó dolgozik a rendszerben,
• több csapat igényeit kell összehangolni,
• és elengedhetetlen a tiszta, követhető adatstruktúra.

Mindmap

A projekthez elmetérképes tervezési módszert alkalmaztam, ami segített:

• vizualizálni a CRM összefüggéseit,
• áttekinthetően modellezni a jogosultsági struktúrát,
• és olyan rendszerlogikát alkotni, amelyet a csapat is könnyen átlát.

Egy ilyen komplex „nagytakarításnál” ez a vizuális tervezés nélkülözhetetlen.

5 tipp, ha a CRM rendszered kezd átláthatatlanná válni

1. A káosz nem technikai probléma – rendszerlogikai. Először a struktúrát kell újragondolni.
2. A jogosultságok rendbetétele alapfeltétel: ezek határozzák meg, ki mit lát, módosít és kezel.
3. A duplikált listák és mezők hosszú távon több kárt okoznak, mint amennyi előnyt hoznak.
4. A CRM nagytakarítás nem egyszeri projekt – szabályok és protokollok kellenek a megőrzéshez.
5. Minél több csapat használja a rendszert, annál fontosabb a vizuális tervezés és a közös konvenciók.

Összefoglaló

A MetaINF HubSpot projektje nagyszerű példa arra, hogyan lehet egy évek alatt széttagolódott CRM rendszert újra stabil, érthető és hatékony üzleti eszközzé alakítani.
A „Clean Code” szemléletben végzett rendrakás nem csupán tisztább felületet eredményezett, hanem megalapozta a cég jövőbeli növekedését is.

A HubSpot így már nem csupán egy rendszer, hanem egy stratégiai infrastruktúra, amely támogatja az értékesítést, a marketinget és a teljes szervezeti működést.

‍