Rövid összefoglaló:
A vásárlói perszónák készítése az egyik leghatékonyabb módja annak, hogy a marketingstratégiádat jobban testre szabhasd, hatékonyabban célozd meg az ügyfeleidet, és jobb kommunikációs csatornákat válassz.
Mint sok multinapcionális cég, a KPMG is HubSpotot használ az események résztvevőivel, az alumnival és az ügyfelekkel való kapcsolattartásra.
A rendszert régóta hasznáják és szükségessé vált a CRM rendszer tisztítása, rendbetétele, ebben segédkeztem nekik.
Mi volt a probléma az adott cégnél?
A KPMG – mint sok multinacionális vállalat – régóta használja a HubSpotot több különböző funkcióra:
- események regisztrációjára és utánkövetésére,
- alumni kapcsolattartásra,
- ügyfélkapcsolatok kezelésére,
- marketingkommunikációra és hírlevelekre.
A rendszer azonban évek alatt természetes módon „széthúzódott”.
Ez egy olyan gyakori jelenség, amely minden nagy szervezetnél megjelenik, ahol:
- sok felhasználó dolgozik a HubSpotban,
- több csapat épít külön-külön folyamatokat,
- nincs egységes konvenció vagy adatkezelési szabály,
- és az idő során felgyűlnek a régi listák, szerepkörök, duplikációk.
A problémák így több rétegből álltak:
- a hozzáférések és jogosultságok már nem tükrözték a valós szervezeti működést,
- a listák, szegmensek és kontaktok elavultak vagy többszöröződtek,
- a rendszer átláthatósága és használhatósága csökkent,
- és egyre nagyobb lett a kockázata annak, hogy kritikus kommunikációs vagy riportálási hibák jelentkezzenek.
A KPMG-nek egy rendezett, átlátható, tiszta és hosszú távon fenntartható CRM-rendszerre volt szüksége – olyasmire, amit csak tudatos koncepcionális újrarendezéssel lehet elérni.
Mi volt a megoldás az adott problémára?
A megoldás egy több lépésből álló, strukturált „nagytakarítás” volt, amely a programozásban ismert „Clean Code” gondolkodáshoz hasonlít: az egyszerűség, konzisztencia és logikai tisztaság megteremtése egy komplex rendszerben.
1 – Komplett audit: hogyan épült fel a HubSpot az évek során?
Az első lépésben részletesen feltérképeztem:
- a jogosultsági szinteket,
- a felhasználói hozzáféréseket,
- a listák és szegmensek struktúráját,
- az adatmezőket és azok használatát,
- az automatizmusokat, workflow-kat és kommunikációs mintákat.
Ez az audit gyorsan feltárta a rendszerszintű problémákat: ismétlődő logikákat, elavult mezőket, felhalmozódott listákat és nehezen követhető adatáramlást.
2 – Új CRM koncepció: tiszta, minimalista és következetes
A „nagytakarítás” nem a törlésről szól – hanem egy logikus, új rendszer kialakításáról.
A KPMG esetében kidolgoztunk egy olyan koncepcionális keretet, amely:
- egységesíti az adatstruktúrát,
- tisztázza a naming convention-öket,
- meghatározza a jogosultsági modelleket,
- és hosszú távon fenntarthatóvá teszi a rendszert.
Ez volt az alapja annak, hogy a későbbi munkafázisok ne csak javítások, hanem tudatos újraépítés legyenek.
3 – Rendszerszintű nagytakarítás és finomhangolás
Ez a szakasz sok élő egyeztetéssel, iterációval és manuális munkával zajlott.
A fókusz:
- duplikált és elavult listák törlése vagy összevonása,
- adatmezők egységesítése és tisztítása,
- jogosultságok újraosztása,
- felesleges workflow-k eltávolítása,
- és a rendszer teljes újrastrukturálása.
A folyamat során a HubSpot lényegesen átláthatóbbá vált, és sokkal inkább tükrözte a jelenlegi szervezeti működést.
4 – Megelőző mechanizmusok kialakítása
A CRM akkor marad tiszta, ha a karbantartás beépül a szervezeti kultúrába.
Ezért létrehoztunk olyan szabályokat és folyamatokat, amelyek:
- biztosítják az egységes adatbevitelt,
- csökkentik a duplikációt,
- meghatározzák, ki mit hozhat létre a rendszerben,
- és lehetővé teszik a HubSpot tartós „rendben tartását”.
A HubSpot képességeiről részletesen itt olvashatsz:
HubSpot CRM és marketingrendszer
Milyen eszközöket használtam?
HubSpot
A projekt fő eszköze maga a HubSpot volt – a rendszer teljes újrarendezésével, auditálásával és strukturálásával.
A megoldás különösen nagyvállalatoknál értékes, ahol:
- több csapat dolgozik a CRM-ben,
- sok felhasználó módosít adatokat,
- és a rendszernek egyszerre kell támogatnia marketinget, értékesítést és ügyfélkapcsolatokat.
Mindmap
A projekt során vizuális tervezést alkalmaztam:
- a jogosultsági struktúrák ábrázolására,
- a listák és szegmensek összefüggéseinek feltérképezésére,
- a teljes CRM architektúra újratervezésére.
A mindmap különösen hasznos ott, ahol komplex rendszereket kell egyszerűen átlátni és egységes logikába szervezni.
Pár gondolat az együttműködés kapcsán:
5 tipp nagyvállalati CRM-rendszerek rendbetételéhez
- Minél több felhasználó dolgozik a CRM-ben, annál gyorsabban válik kaotikussá – szükség van rendszeres auditokra.
- A jogosultsági modell a stabil rendszer alapja: ha ez elcsúszik, minden elcsúszik.
- A „nagytakarítás” mindig koncepcióval kezdődik – nem törléssel.
- A CRM-rendrakás változásmenedzsment is, nem csak technikai feladat.
- A tiszta rendszer fenntartása csak akkor működik, ha vannak előre lefektetett szabályok és konvenciók.
Összefoglaló
A KPMG Magyarország HubSpot projektje remek példája annak, hogyan válik egy nagyvállalati CRM egy idő után nehezen kezelhetővé – és hogyan lehet azt stratégiai gondolkodással, tudatos rendszerépítéssel újra átláthatóvá tenni.
A „Clean Code” szemléletű rendrakás nem csak javította a HubSpot rendszer működését, hanem hosszú távon fenntartható struktúrát hozott létre, amely támogatja az eseménykezelést, az ügyfélkommunikációt és az alumni folyamatokat is.
Kapcsolat
Gyakran ismételt kérdések
Miért előnyös a KKV-knak a HubSpot használata?
A HubSpot egy erőteljes és sokoldalú platform, amely segít a vállalkozásoknak optimalizálni marketing, értékesítési és ügyfélszolgálati tevékenységeiket. Az integrált eszközök és az automatizálás révén a HubSpot növeli a hatékonyságot és hozzájárul a vállalkozások növekedéséhez.
Milyen előnyei vannak egy mindmap-nek?
Az elmetérkép egy hatékony vizuális eszköz, amely segíti az információk rendszerezését, megértését és kreatív gondolkodást. Az elmetérképek használata elősegíti a tanulást, a problémamegoldást és az ötletgenerálást, valamint javítja a kommunikációt és az együttműködést.
Milyen vállalkozások használják a HubSpot Sales csomagját?
A HubSpot Sales csomagot elsősorban olyan vállalkozások és értékesítési csapatok használják, amelyek célja az értékesítési folyamatok optimalizálása és hatékonyságának növelése. Az alábbi csoportok gyakran veszik igénybe a HubSpot Sales csomagot:Kis- és középvállalkozások (KKV-k): Ezek a vállalkozások gyakran keresnek költséghatékony és egyszerűen használható megoldásokat, hogy javítsák értékesítési tevékenységeiket.Nagyvállalatok: Nagyobb cégek is használják a HubSpot Sales csomagot az értékesítési folyamatok automatizálására és a csapatok közötti együttműködés javítására.Start-up vállalkozások: Kezdő vállalkozások számára a HubSpot Sales ideális, mivel lehetővé teszi számukra, hogy gyorsan felépítsék és optimalizálják értékesítési folyamataikat anélkül, hogy jelentős beruházásokra lenne szükség.
Nézz körül instagramon is!
Török Balázs
Török Balázsnak hívnak, azt szoktam mondani, hogy digitális marketinggel foglalkozom. Azt gondolom ugyanis, hogy az ügyfeleimnek jellemzően valamilyen marketing-sales problémájuk van és emiatt keresnek meg. Erre kínálok nekik megoldást, fejlesztem a digitális ökoszisztémájukat, megoldásaikat. Olvasd el az esettanulmányaimat, vagy nézz bele a tartalmaimba a YouTube-on, TikTok-on vagy írj nekem a LinkedIn oldalalamon!
