Codecool – HubSpot CRM bevezetés nyolc országban

• A Codecool a Zoho CRM-ről váltott, mert a sales csapatnak és a több országban működő értékesítésnek professzionálisabb, egységesebb rendszerre volt szüksége.
• A HubSpot választásában nem csak a funkciók, hanem az is számított, hogy a régióban ismertebb, és befektetői környezetben gyakran „alaprendszer”.
• A bevezetés kulcsa nem a szoftver, hanem az igényfelmérés + folyamatmodellezés + mérhetőség (property-k, riportok, csatornákból érkező leadek követése).
• A siker egyik döntő tényezője az adoption: onboarding, cégre szabott oktatóanyagok, és a napi használatot segítő „készen kapott” elemek (listák, riportok, naming convention).
• A HubSpot ökoszisztéma akkor ad valódi előnyt, ha a csapat a beépített eszközöket is használja (időpontfoglaló, snippets, minimális third-party).

CRM rendszer kiválasztása

A Codecool sales csapata korábban a Zoho CRM modulját használta, viszont szükségét érezték egy professzionálisabb rendszerre való átállásra. Ugyan mindkét rendszer rendelkezik marketing résszel is, csapat mérettől függően a HubSpot lehet kedvezőbb megoldás.

A HubSpot előnye lehet még, hogy Magyarországon és a régióban is ismertebb, illetve több befektető és befektetési alap is a HubSpotot részesíti előnyben. Ezért nagyban megkönnyíti a közös munkát, a tudástranszfert, ha a portfólióba tartozó cégek ugyanazt a szoftvert használják.

Mi azért döntöttünk a HubSpot mellett, mert egy olyan rendszerre volt szükségünk, amely a Codecool és az SDA értékesítői csapatának az igényeit is ki tudja szolgálni, mindezt egységesen - Kalocsai Lea, a Codecool értékesítési vezetője.

Igények felmérése HubSpot bevezetésénél

Kalocsai Leával 2022. nyarán kezdtünk el együtt dolgozni, ami a projekt előkészítésével, annak megtervezésével indult. Egyrészt szükség volt arra, hogy felmérjük milyen igényei vannak, mint az értékesítésért felelős vezetőnek, másrészt milyen keretrendszert, folyamatokat szeretne kialakítani a négy országban jelenlévő kollégái számára, hogy együtt a lehető legtöbbet kihozhassuk a HubSpot bevezetéséből. 

Egy mindmap-ben elkészítettem számukra a Codecool értékesítési folyamatát, amit Leával és osztrák kolléganőjével közösen át is néztünk, mik azok a napi folyamatok, amiket érdemes lehet beépíteni.

Emellett meghatároztuk és létrehoztuk azokat a Property-ket, amelyek szükségesek a Codecool számára, hogy megfelelően mérni tudják az értékesítési csapat teljesítményét, láthatóvá tegyük a kollégák napi munkáját. Ezek az adatok nem csak a mérést segítik és tervezhetővé teszik a cég bevételeinek alakulását, hanem abban is segítségére vannak a cégvezetésnek, hogy rálássanak az ügyféligények változására lokációkra bontva, illetve arra is, hogy milyen új igények jelennek meg a partnereknél. (A Codecoolnak nem csak a junior programozók közvetítéséből származik bevétele, hanem vállalati képzéseket is biztosítanak a partnereik számára.)

_{Nézd meg kedvenc eszközeimet, amiket rendszeresen használok és neked is a segítségedre lehetnek a hatékony marketinged felépítésében: 101 kedvenc marketinges eszközöm. Vagy írj üzenetet és foglalj konzultációt!}

A rendszert úgy alakítottuk ki, hogy az mérni tudja a különböző marketinges csatornákból, aktivitások hatására bejövő érdeklődőket is, hogy később visszamérésekkel a stratégia alakításánál, lehetőség legyen mérlegelni az egyes csatornák sikerességét, bevételtermelő képességét. 

Ekkor még nem volt publikus, hogy a Codecool (Magyarország, Lengyelország, Románia és Ausztria) egyesül a lengyel Software Development Academy-vel (amely a következő országokban működik: Albánia, Cseho., Szlovàkia, Észto., Lengyelo., Romània), így a HubSpot Sales Hub bevezetése az SDA értékesítői csapatát is érintette, erről érdemes elolvasni a magyar Forbes cikkét.

HubSpot Sales training, onboarding az új kollégák számára

Az elmúlt évek során több cégnél is részt vettem szoftverek bevezetésében, betanításában, oktatásában, így tisztában voltam vele, hogy az ilyen bevezetések során a sikeresség nagyban függ attól, hogy milyen mértékben sikerült bevonni a résztvevőket a folyamatba. Hogy megmutassam azt, hogy akár külön-külön milyen előnyökkel jár számukra ez az új rendszer, hogyan képes segíteni a munkájukat, hatékonyabbá tenni azt, vagy éppen tehermentesíteni őket repetitív folyamatokban. 

Balázs sokat segített abban, hogy a rendszert a Codecool sales csapatának az igényeire szabhassuk, és a bevezetés minél zökkenőmentesebb legyen - Kalocsai Lea, a Codecool értékesítési vezetője

Emellett fontos az is, hogy bár a HubSpot remek saját képzési anyagokkal rendelkezik és remek supportot is biztosít a cégek számára, mégis nagyban megkönnyítheti a bevezetést a saját use case-ekre szabott oktatóanyagom, amiket a Codecoolnál videók formájában is elkészítettem a csapat számára. Hiszen így a jelenlegi kollégák is gyorsabban beletanulhatnak a rendszer kezelésébe, ahogy később az új kollégák is, szemben azzal, ha csak az általános oktató anyagokat használnák, vagy csak prezentáció formájában kapnák meg ezeket. 

Nagyobb szervezeteknél érdemes több energiát fordítani arra, hogy a gyakran ismétlődő feladatok minél hatékonyabban folyhassanak le. Ezért ma már sok cég rendelkezik valamilyen onboarding folyamattal, azonban ebbe az olyan ismereteket is érdemes beépíteni, mint egy-egy szoftver használata, akár cégre szabottan is, hiszen így nem kell egy-egy új kolléga érkezésénél erre külön energiát fordítani a későbbiekben. 

HubSpot ökoszisztéma a sales csapat számára

Nagyban segíthetünk egy bevezetést azzal, ha segítjük a kollégáknak “belakni” a rendszert. Előkészíthetjük azokat a napi használatú elemeket, folyamatokat, amire szükségük lesz. Mivel a HubSpot CRM sok másik CRM rendszerrel szemben nem TAG-eket használ, a különböző kontaktok szegmentálására, hanem listákat, ezért a Codecool esetében a bevezetés folyamán felmértük, hogy milyen listákat szeretnének, hogy a kollégák figyeljenek, használjanak, ezeket pedig előre elkészítettem a számukra. 

“Vezetőként nagyon izgalmas feladat volt a két cég összeolvadása. A tárgyalások során eldöntöttük azt is, hogy egy új és az SDA-val egységes értékesítési rendszert kell kialakítanunk, hogy optimalizálni tudjuk a belső folyamatokat. Balázs nagy segítség volt abban, hogy 

reszponzív és gyors volt, mindig emlékeztetett arra, ha valami rajtam dependált vagy nekem kellett döntést hoznom benne, így az összes szakmai-technikai feladatot rábízhattam, míg nekem “csak” a Codecool specifikus kérdésekkel kellett foglalkoznom. - mondta Kalocsai Lea, a Codecool értékesítési vezetője.

Erre jó példák a riportok, amikben Leával közösen meghatároztuk azokat a metrikákat, amelyekkel nyomon követhető az egyes értékesítő kollégák munkája, teljesítménye - és az adminisztratív munkájuk is. Ezeket is készen kapta meg minden kolléga.

Értékesítőknél fontos szempont, hogy eltérő igényeik vannak. Van, aki inkább telefonon végzi a munkáját, van, aki digitálisabb irányultságú. Vannak akik az értékesítési ciklus elejére koncentrálnak, vannak akik inkább a végére. Ilyen esetben olyan rendszert kell felépíteni, amely mindannyiuk számára komfortos és segíti a munkájukat. 

Mint sok más bevezetés esetében is, úgy itt is szempont volt, hogy minél egyszerűbben és minél kevesebb third-party applikációval oldjuk meg a folyamatokat. Ezért külön felhívtuk a kollégák figyelmét az olyan lehetőségekre, mint a HubSpoton belül található időpontfoglaló megoldás (a Calendly-hez hasonló módon működik), vagy az olyan, sokszor nem használt eszközök, mint a Snippets, ami a napi munkát gyorsítja fel. 

Ezek az eszközök és más integrációs lehetőségek is ott vannak a HubSpotban, azonban ezek használata sokszor elmarad, pedig remek megoldások a napi munka terén, Balázs ezek integrálásában is sokat segített a kollégáknak.

Ahogy az egyes értékesítők számára készült listáknál, úgy ezeknél az eszközöknél is igyekeztem egy olyan rendszert kialakítani, ami jövőálló, illetve amiben később lehetőleg könnyen tudnak navigálni majd. Ezért kialakítottunk “naming convention”-öket is, ami nélkül többnyelvű csapatokban igencsak nehézkes boldogulni - erről sokan megfeledkeznek. Illetve, a már előre létrehozott elemeket is a rendszerben ennek megfelelően neveztem el, így még látványosabbá válik, ha valaki különutas megoldásokat, neveket használ.

🎯Linkedin tippek és stratégia, B2B marketing

Sok vállalkozás növekedését segítheti a B2B marketing, tehát amikor vállalatoknak értékesítünk. A saját vállalkozásom pont fordítva, B2B fókusszal indult, és most nő a B2C értékesítésem. Éppen ezért készítettem el a Linkedin tippjeimet, ami a B2B marketing egyik legfontosabb platformja. Az elinduláshoz, a platform megismeréséhez készítettem egy ingyenes letölthető anyagot. Az ehhez tartozó videókat megtekintheted a YouTube-on is. 

HubSpot előnyei a sales vezetők számára

Sales és cégvezetők számára a HubSpot (de akár más CRM-ek is), megfelelő biztonságot adhatnak abban, hogy rálássanak a napi folyamatok eredményeire, vagy éppen arra, ha a kollégák el vannak maradva az adminisztrációval. Utóbbi minden szempontból nélkülözhetetlen, ugyanakkor megkönnyíthető, támogatható bizonyos automatizációkkal, eszközökkel, valamint megfelelő bevezetéssel és betanítással.

Jól felépített és bevezetett CRM-ek köré pedig megfelelő ökoszisztémát lehet építeni, amely aztán évekig elkíséri és támogatja a céget. 

HubSpot marketing automatizációban rejlő lehetőségek

A HubSpot piaci részesedéséből kifolyólag rengeteg további eszközzel kompatibilis, ma már saját weboldal készítő modulja is van, emellett közvetlen integrációja van a nagyobb hirdetési platformokkal is (mint a Google, Meta és LinkedIn). Ezeknek köszönhetően pedig komoly versenyelőnyt tud jelenteni a cégek marketingkommunikációjában, hiszen nyomon tudják követni a potenciális vásárlókat legyen szó akár a marketing, akár az értékesítés fázisáról. Sőt az nyomon követés és a hosszan fennmaradó ügyfélkapcsolatok ápolásában is remek megoldás lehet a HubSpot. 

Ha további esettanulmányokra lennél kíváncsi, itt tudsz tovább olvasni.

5 tipp Hubspot sales és marketing CRM bevezetésére

1. Ne rendszerrel kezdj, hanem döntésekkel – írd le, mit akarsz mérni vezetőként (pipeline, aktivitás, csatornák, bevétel-előrejelzés), és csak utána válassz CRM-et.
2. Készíts „egy igaz” sales folyamatábrát – egy mindmap vagy egyszerű folyamatmodell gyorsan kideríti, hol kell egységesíteni országok és csapatok között.
3. A property-k és riportok a CRM lelke – ha ezek nincsenek jól kitalálva, a csapat adminisztrációt gyárt, a vezetés pedig mégsem lát tisztán.
4. Onboardingot úgy építs, hogy a rendszer „belakható” legyen – előre elkészített listák, riportok, sablonok és rövid, use case alapú videók sokkal gyorsabban hozzák el a rutint.
5. Legyen naming convention és governance – többnyelvű, több országos csapatban ez nem „szépséghiba”, hanem a jövőbeli káosz megelőzése.

Összefoglaló

A Codecool példája jól mutatja, hogy a CRM váltás valójában nem IT-projekt, hanem működési és vezetői projekt. A Zoho-ról HubSpotra váltás mögött egy olyan igény állt, hogy a sales csapat munkája egységesen szervezhető legyen több országban, miközben a menedzsment mérni tudja a teljesítményt, a csatornák hatását és a bevétel alakulását.

A bevezetés sikerét nem a „bekapcsolt funkciók” adják, hanem az, hogy a napi működéshez szükséges elemek előre össze vannak rakva: pipeline logika, property-k, riportok, listák, és az ezekhez tartozó betanítás. Ha ez megvan, akkor a CRM nem adminisztrációs teher lesz, hanem egy olyan ökoszisztéma, ami évekig támogatja a sales-t, a marketinget és a cégvezetést is.

Ha szeretnéd, ezt a szöveget át tudom alakítani egy rövid, vezetői „CRM kiválasztási checklistté” is (KKV méretre), plusz adok egy javasolt property + riport alapcsomagot, amit bevezetéskor érdemes indulásból létrehozni.