Hubspot bevezetése nyolc országban a Codecool számára

CRM rendszer kiválasztása

A Codecool sales csapata korábban a Zoho CRM modulját használta, viszont szükségét láttak egy professionálisabb rendszerre való átállásra. Ugyan mindkét rendszer rendelkezik marketing résszel is, csapat mérettől függően a Hubspot lehet kedvezőbb megoldás.

A Hubspot előnye lehet még, hogy Magyarországon és a régióban is ismertebb, illetve több befektető és befektetési alap is a Hubspotot részesíti előnyben. Ezért nagyban megkönnyíti a közös munkát, a tudástranszfert, ha a portfólióba tartozó cégek ugyanazt a szoftvert használják.

Mi azért döntöttünk a Hubspot mellett, mert egy olyan rendszerre volt szükségünk, amely a Codecool és az SDA értékesítői csapatának az igényeit is ki tudja szolgálni, mindezt egységesen - Kalocsai Lea, a Codecool értékesítési vezetője.

Igények felmérése Hubspot bevezetésénél

Kalocsai Leával 2022 nyarán kezdtünk el együtt dolgozni, amit a projekt előkészítésével, annak megtervezésével kezdtünk. Egyrészt szükség volt arra, hogy felmérjük milyen igényei vannak, mint az értékesítésért felelős vezetőnek, másrészt milyen keretrendszert, folyamatokat szeretne kialakítani a négy országban jelenlévő kollégái számára, hogy együtt a lehető legtöbbet kihozhassuk a Hubspot bevezetéséből. 

Egy mindmapben elkészítettem számukra a Codecool értékesítési folyamatát, amit Leával és osztrák kolléganőjével közösen át is néztünk, milyen olyan napi folyamatok vannak, amiket érdemes lehet beépíteni.

Emellett meghatároztuk és létrehoztuk azokat a Property-ket, amelyek szükségesek a Codecool számára, hogy megfelelően mérni tudják az értékesítési csapat teljesítményét, láthatóvá tegyük a kollégák napi munkáját. Ezek az adatok nem csak a mérést segítik, és tervezhetővé teszik a cég bevételeinek alakulását, hanem abban is segítségére vannak a cégvezetésnek, hogy rálássanak az ügyféligények változására lokációkra bontva, vagy milyen új igények jelennek meg a partnereknél. (A Codecoolnak nem csak a junior programozók követítéséből származik bevétele, hanem vállalati képzéseket is biztosítanak a partnereik számára.)

A rendszert, úgy alakítottuk ki, hogy az mérni tudja a különböző marketinges csatornákból, aktivitások hatására bejövő érdeklődőket is, hogy később visszamérések és stratégia alakításánál lehetőség legyen mérlegelni az egyes csatornák sikerességét, bevételtermelő képességét. 

Ekkor még nem volt publikus, hogy a Codecool (Magyarország, Lengyelország, Románia és Ausztria) egyesül a lengyel Software Development Academy-vel (amely a következő országokban működik: Albánia, Cseho., Szlovàkia, Észto., Lengyelo., Romània), így a Hubspot bevezetése az SDA értékesítői csapatát is érintette, erről érdemes elolvasni a magyar Forbes cikkét.

Hubspot training, onboarding az új kollégák számára

Az elmúlt évek során több cégnél is részt vettem szoftverek bevezetésében, betanításában, oktatásában, így tisztában voltam, hogy az ilyen bevezetések során a sikeresség nagyban függ attól, hogy milyen mértékben sikerült bevonni a résztvevőket a folyamatba. Hogy megmutassam azt, hogy akár külön-külön milyen előnyökkel jár számukra ez az új rendszer, hogyan képes segíteni a munkájukat, hatékonyabbá tenni azt, vagy éppen tehermentesíteni őket repetitív folyamatokban. 

Balázs sokat segített abban, hogy a rendszert a Codecool sales csapatának az igényeir szabhassuk, és a bevezetés minél zökkenőmentesebb legyen - Kalocsai Lea, a Codecool értékesítési vezetője

Emellett fontos az is, hogy bár a Hubspot remek saját képzési anyagokkal rendelkezik, és remek supportot is biztosít a cégek számára, mégis nagyban megkönnyítheti a bevezetést a saját use case-ekre szabott oktatóanyagok, amiket a Codecoolnál videók formájában is elkészítettem a csapat számára. Hiszen így a jelenlegi kollégák is gyorsabban beletanulhatnak a rendszer kezelésébe, ahogy később az új kollégák is, szemben azzal, ha csak az általános oktató anyagokat használnak, vagy csak prezentáció formájában kapnák meg ezeket. 

Nagyobb szervezeteknél érdemes több energiát fordítani arra, hogy a gyakran ismétlődő feladatok minél hatékonyabban folyhassanak le. Ezért ma már sok cég rendelkezik valamilyen onboarding folyamattal, azonban ebbe az olyan ismereteket is érdemes beépíteni, mint egy-egy szoftver használata, akár cégre szabottan is, hiszen így nem kell egy-egy új kolléga érkezésénél erre külön energiát fordítani a későbbiekben. 

Hubspot ökoszisztéma a sales csapat számára

Nagyban segíthetünk egy bevezetést azzal, ha segítjük a kollégáknak “belakni” a rendszert. Előkészíthetjük azokat a napi használatú elemeket, folyamatokat, amire szükségük lesz. Mivel a Hubspot sok másik CRM-mel szemben nem TAG-eket használ, a különböző kontaktok szegmentálására, hanem listákat, ezért a Codecool esetében a bevezetés folyamán felmértük, hogy milyen listákat szeretnének, hogy a kollégák figyeljenek, használjanak, ezeket pedig előre elkészítettem a számukra. 

“Vezetőként nagyon izgalmas feladat volt a két cég összeolvadása. A tárgyalások során eldöntöttük azt is, hogy egy új és az SDA-val egységes értékesítési rendszert kell kialakítanunk, hogy optimalizálni tudjuk a belső folyamatokat. Balázs nagy segítség volt abban, hogy 

Reszponzív és gyors volt, mindig emlékeztetett arra, ha valami rajtam dependált vagy nekem kellett döntést hoznom benne, így az összes szakmai-technikai feladatot rábízhattam, míg nekem “csak” a Codecoop specifikus kérdésekkel kellett foglalkoznom. - mondta Kalocsai Lea, a Codecool értékesítési vezetője.

Erre jó példa a riportok, amiben Leával közösen meghatároztuk azokat a metrikákat, amelyekkel nyomon követhető az egyes értékesítő kollégák munkája, teljesítménye - és az adminisztratív munkájuk is, és ezeket is készen kapta meg minden kolléga.

Értékesítőknél fontos szempont, hogy eltérő igényeik vannak, van, aki inkább telefonon végzi a munkáját, van, aki digitálisabb irányultságú. Vannak akik az értékesítési ciklus elejére koncentrálnak, vannak akik inkább a végére. Ilyen esetben olyan rendszert kell felépíteni, amely mindannyuk számára komfortos és segíti a munkájukat. 

Mint sok más bevezetés esetében is, úgy itt is szempont volt, hogy minél egyszerűbben és minél kevesebb third-party applikációval oldjuk meg a folyamatokat. Ezért külön felhívtuk a kollégák figyelmét az olyan lehetőségekre, mint a Hubspoton belül található időpontfoglaló megoldás (a Calendly-hez hasonló módon működik), vagy az olyan, sokszor nem használt eszközök, mint a Snippets, ami a napi munkát gyorsítja fel. 

Ezek az eszközök és más integrációs lehetőségek is ott vannak a Hubspotban, azonban ezek használata sokszor elmarad, pedig remek megoldások a napi munka terén, Balázs ezek integrálásában is sokat segített a kollégáknak.

Ahogy az egyes értékesítők számára készült listáknál, úgy ezeknél az eszközöknél is igyekeztem egy olyan rendszert kialakítani, ami jövőálló, illetve amiben később lehetőleg könnyen tudnak navigálni majd. Ezért kialakítottunk “naming convention”-öket is, ami nélkül többnyelvű csapatokban igencsak nehézkes boldogulni - erről sokan megfeledkeznek. Illetve, a már előre létrehozott elemeket is a rendszerben ennek megfelelően neveztem el, így még látványosabbá válik, ha valaki különutas megoldásokat, neveket használ.

Hubspot előnyei a sales vezetők számára

Sales és cégvezetők számára a Hubspot (de akár más CRM-ek is), megfelelő biztonságot adhatnak abban, hogy rálássanak a napi folyamatok eredményeire, vagy éppen arra, ha a kollégák el vannak maradva az adminisztrációval. Utóbbi minden szempontból nélkülözhetetlen, ugyanakkor megkönnyíthető, támogatható bizonyos automatizációkkal, eszközökkel, valamint megfelelő bevezetéssel és betanítással.

Jól felépített és bevezetett CRM-ek köré pedig megfelelő ökoszisztémát lehet építeni, amely aztán évekig elkíséri és támogatja a céget. 

Hubspot marketing automatizációban rejlő lehetőségek

A Hubspot piaci részesedéséből kifolyólag rengeteg további eszközzel kompatibilis, ma már saját weboldal készítő modulja is van, emellett közvetlen integrációja van a nagyobb hirdetési platformokkal is (mint a Google, Meta és Linkedin). Ezeknek köszönhetően pedig komoly versenyelőnyt tud jelenteni a cégek marketingkommunikációjában, hiszen nyomon tudják követni a potenciális vásárlókat legyen szó akár a marketing, akár az értékesítés fázisáról. Sőt az utánkövetés és a hosszan fennmaradó ügyfélkapcsolatok ápolásában is remek megoldás lehet a Hubspot. 

‍